La víspera de una formación es el último margen real para detectar y corregir cualquier detalle pendiente antes de que lleguen los asistentes. Repasar una lista de comprobación sencilla, en lugar de confiar en la memoria, reduce de forma notable el riesgo de imprevistos el mismo día.
Confirmar el número definitivo de asistentes
Antes de cualquier otra comprobación, conviene tener claro cuántas personas van a asistir finalmente, ya que este dato condiciona el resto de preparativos: número de sillas, cantidad de material impreso, catering si lo hay y, en cursos prácticos, número de equipos u ordenadores necesarios.
Si ha habido bajas o altas de última hora, este es el momento de ajustar el resto de la lista en consecuencia.
Revisar el equipamiento técnico
Comprobar que el proyector enciende, que el sonido funciona, que la conexión a internet está operativa y que los ordenadores, si se van a usar, están correctamente configurados evita empezar la formación resolviendo incidencias técnicas de última hora. Esta revisión debería hacerse con tiempo suficiente para poder solucionar cualquier fallo antes de que lleguen los asistentes, no en los minutos previos al inicio.
Confirmar el material de apoyo
Revisar que las presentaciones se abren correctamente, que los ejercicios están listos y que el material impreso, si lo hay, está en la cantidad necesaria. Es también el momento de comprobar que toda la documentación relacionada con la jornada, como la hoja de firmas o la encuesta de satisfacción, está preparada.
Verificar las condiciones del espacio
Si la formación se imparte en un espacio externo, conviene confirmar el horario de acceso, si hay que recoger llaves o credenciales, y si existe algún cambio de última hora respecto a lo reservado inicialmente. También es buen momento para revisar las indicaciones que se van a enviar a los asistentes sobre cómo llegar al lugar.
Repasar el programa y los tiempos
Volver a revisar el programa de la jornada, con los horarios de cada bloque y de los descansos, ayuda a detectar si algo se ha quedado desajustado desde la planificación inicial. Es también el momento de confirmar si hay algún cambio de última hora en el contenido que haya que reflejar en el material.
Preparar la comunicación de última hora
Si es necesario enviar algún recordatorio a los asistentes, con indicaciones de acceso, horario exacto o cualquier detalle relevante, la víspera es el momento adecuado para hacerlo. Un mensaje breve y claro reduce las dudas de última hora y las llegadas tarde por desconocimiento de algún detalle logístico.
Tener un plan ante imprevistos
Aunque no se puede prever todo, conviene pensar de forma rápida en cómo se actuaría ante los imprevistos más habituales: un fallo técnico, una ausencia de última hora del formador o un cambio brusco en el número de asistentes. No hace falta un plan detallado, pero sí tener claro a quién recurrir en cada caso.
Una lista sencilla que ahorra disgustos
Repasar estos puntos la víspera de la formación no elimina por completo el riesgo de imprevistos, pero reduce de forma considerable las incidencias más habituales, las que suelen originarse por falta de revisión previa más que por causas realmente imprevisibles.
En Formar Siblings realizamos esta revisión de forma sistemática antes de cada formación que se imparte en nuestras aulas, de forma que el organizador pueda dedicar la víspera a repasar el contenido en lugar de preocuparse por la logística del espacio.
