Uno de los errores más habituales al organizar un curso práctico es calcular el número de portátiles necesarios por el número de inscritos, sin tener en cuenta otros factores que también influyen en esa cifra. Quedarse corto obliga a compartir equipo entre varios asistentes; pasarse supone un gasto innecesario.
Partir del número de inscritos, no del aforo del aula
El primer paso parece obvio, pero conviene decirlo: el número de portátiles debe calcularse sobre las inscripciones confirmadas, no sobre la capacidad máxima del espacio. Reservar equipos de más «por si acaso» tiene sentido en formaciones con lista de espera activa, pero no como norma general.
Si existe la posibilidad de bajas de última hora, es preferible confirmar el número definitivo uno o dos días antes de la formación, en lugar de sobredimensionar el pedido desde el principio.
Tener en cuenta si el curso incluye trabajo individual o por parejas
No todos los cursos prácticos requieren un ordenador por persona. En formaciones donde se trabaja en parejas o en pequeños grupos, un portátil cada dos o tres asistentes puede ser suficiente, e incluso favorecer la colaboración entre ellos.
Definir este punto antes de calcular el número de equipos evita pedir más portátiles de los que realmente se van a usar, algo que ocurre con más frecuencia de lo que parece cuando no se piensa en la dinámica real de la sesión.
Prever equipos de reserva
Por bien revisados que estén los portátiles antes de una formación, siempre existe la posibilidad de que uno falle durante la sesión. Contar con uno o dos equipos de reserva, ya configurados igual que el resto, permite resolver esta incidencia sin interrumpir el ritmo del curso.
El número de equipos de reserva recomendable depende del tamaño del grupo: en formaciones pequeñas puede bastar con uno, mientras que en grupos de más de veinte personas conviene disponer de al menos dos.
Considerar el perfil de los asistentes
Un grupo con distintos niveles de manejo tecnológico puede necesitar más tiempo de configuración inicial y, en consecuencia, beneficiarse de contar con algún equipo adicional para resolver incidencias personales sin retrasar al resto del grupo. Este es uno de los aspectos que también conviene tener presentes al gestionar un grupo con niveles de conocimiento distintos.
Verificar la configuración antes de la formación
Calcular bien el número de portátiles pierde valor si los equipos no están configurados con antelación. Instalar el software necesario, comprobar las actualizaciones pendientes y verificar que todos arrancan correctamente evita perder minutos valiosos de la formación resolviendo incidencias que podrían haberse detectado antes.
Este proceso de comprobación previa es tan importante como el propio cálculo de la cantidad, y suele quedar en segundo plano cuando la organización se centra solo en el número de unidades.
Alquilar frente a comprar según la frecuencia de uso
Para formadores o empresas que organizan cursos prácticos de forma puntual, alquilar los portátiles necesarios para cada sesión suele resultar más eficiente que mantener un parque de equipos propio, con el coste de mantenimiento y actualización que eso conlleva. Ya se analizó con más detalle en el artículo sobre cuándo conviene alquilar portátiles en lugar de comprarlos.
Un cálculo bien hecho evita imprevistos
Determinar cuántos portátiles necesita un curso no es solo una cuestión de contar inscritos. La dinámica de trabajo, el perfil del grupo y la previsión de incidencias técnicas influyen en la cifra final. Dedicar tiempo a este cálculo antes de la formación evita tanto el gasto innecesario como las incidencias de última hora.
En Formar Siblings preparamos los equipos según las necesidades específicas de cada curso, ajustando el número de portátiles a la dinámica real de la sesión y no solo al número de inscritos, algo que ya se trató también al hablar de cómo preparar una formación práctica con ordenadores.
